Ārpus biroja esoši e-pasti: viss, kas jums vajadzētu (un nevajadzētu) iekļauties

Darba pasaulē ir nedaudz vairāk laipnu akronīmu nekā “OOO”. Tas ir ne tikai solījums uz bezrūpīgu eksistenci, bet arī ziņojums ārpus biroja uz jūsu darba e-pastu ir praktisks veids, kā paziņot kolēģiem un klientiem, ka jums noteiktā laikā būs grūti sasniedzams (ja pat nav sasniedzams) laika daudzums. Tātad, kamēr nav vajadzības to pārdomāt (jūs šeit nerakstāt romānu), tomēr ir svarīgi, ko jūs iekļaujat.

Varētu justies mazliet neveikli un roboti, lai iepriekš uzrakstītu ziņojumu ārpus biroja, taču tas ir nepieciešams un noderīga ikvienam, kurš varētu mēģināt sasniegt, kamēr jūs malkojat Maiju Tais pludmalē vai pārgājienā uz Maču Pikču. (Turklāt prombūtnes iestatīšana palīdzēs atvienot un atpūsties, ja rodas grūtības pamest darbu darbā.) Tālāk ir norādīts, ko teikt (un ko neteikt) atvaļinājuma automātiskajā atbildē.

SAISTĪTI: 9 veidi, kā ietaupīt jūsu nopelnītajām brīvdienām

1. Ietveriet apsveikumu un izrakstīšanos.

Protams, tas, kā jūs sākat OOO ziņojumu, būs atkarīgs no jūsu personīgajām vēlmēm un darba vides. Kaut arī liels “sveiciens” nav absolūti nepieciešams, jums jāsāk kaut kur, un ir patīkami pievienot cilvēcisku pieskārienu. Ja pārlejat uz “Es šobrīd atrodos ārpus biroja”, jūs jūtaties pārāk dīvaini un atrauti, ļaujieties tam ar vienkāršu “Sveiks” vai “Paldies par jūsu e-pastu”.

Tas pats attiecas uz jūsu parakstu. Laipni lūdzam doties prom ar atgriešanās datumu, bet, ja ir jēga to pārtraukt kaut kas līdzīgs: “Paldies!”, “Labākais, (jūsu vārds)” vai “Lielisku nedēļas nogali (vai ievietojiet svētkus šeit)!”, dodieties par to.

2. Iekļaujiet, cik ilgi būsit ārpus mājas.

Pieminiet sākuma un beigu datumus: “Es došos ceļojumā no 3. līdz 7. jūlijam un nepārbaudīšu e-pastu. Es atbildēšu uz jūsu piezīmi, cik drīz vien iespējams, kad atgriezīšos birojā 8. jūlijā. ”(Neaizmirstiet izslēgt jūsu atvaļinājumu atbildētāju, kad atgriezīsities!).

3. Iekļaujiet to, vai pārbaudīsit e-pastu.

Atvaļinājuma ziņojums nav noderīgs tikai tad, ja esat pilnībā nogājis no tīkla. Iespējams, jūs ceļojat, lai strādātu vai strādātu attālināti, padarot sakarus sporādiskus un WiFi savienojumu nederīgu. Ja nepārbaudīsit e-pasta ziņojumus un neatbildēsit uz tiem, sakiet tā (skat. Iepriekšējo piemēru). Pretējā gadījumā ir noderīgi iestatīt ziņojumu, kas brīdina cilvēkus, kuri jums nebūs tik uzticami sasniedzami ceļojuma vai saistību dēļ uz vietas. Tas viss ir saistīts ar cerību noteikšanu tiem, kas mēģina jūs sasniegt. Piemēram: “Paldies par jūsu piezīmi! Es došos uz fotosesiju līdz 3. jūlijam un periodiski pārbaudīšu e-pastu / man būs ierobežota pieeja e-pastam, un, iespējams, lēnām atbildēšu. ”

4. Iekļaujiet, kā ar jums sazināties (ja vispār).

Ja būsit pieejams kādā ziņā, aprakstiet, kā tieši sazināties. Piemēram: “Es nekontrolēšu e-pastu, bet, ja kāda iemesla dēļ jums ir jāsazinās ar mani, lūdzu, sazinieties ar mani manā mobilajā telefonā…” Vai arī: “Ja tas attiecas uz laiku, lūdzu, nekautrējieties sūtīt man vēlreiz e-pastu. (atgriešanās datumā), tātad manas iesūtnes augšpusē. ”Vai:“ Par steidzamiem pieprasījumiem, lūdzu, sazinieties (asistenta, kolēģa, brīvmākslinieka vai citu pieejamu, birojā esošu personu vārds) pārklājums) ”. Pirms cita kolēģa kontaktinformācijas iekļaušanas savā OOO, notīriet to ar viņiem - pat ja jūs esat viņu priekšnieks, heads-up joprojām ir patīkama pieklājība.

5. Izvairieties no nevajadzīgām personiskām detaļām.

Ja atrodaties grūtniecības un dzemdību atvaļinājumā / paternitātes atvaļinājumā vai apprecējaties šajā nedēļas nogalē (!), Tas ir lieliski, ja to iekļaujat, taču tas attiecas uz personīgo kopīgošanu, izmantojot automātisko atbildi. Padomājiet par to, kā jūs varētu reaģēt uz kāda cilvēka prombūtnes ziņojumu, kurā minēts pārāk daudz personiskas informācijas. Jūs vēlaties, lai saņēmēja persona uzzinātu a) neatkarīgi no tā, vai jūs atbildēsit uz viņa e-pastu vai b), kad šī persona varētu cerēt uz jums dzirdēt. Viss pārējais, iespējams, ir TMI, tāpēc saglabājiet to vienkārši.

SAISTĪTI:Labākais veids, kā parakstīt e-pastu, ja vēlaties ātru atbildi