Atvainojiet par kavēšanos: E-pasta etiķetes padomi par nokavētu atbildi
“Atvainojiet par kavēšanos” patiesībā ir lieliska izvēle.
Katru mūsu piedāvāto produktu mūsu redakcija ir neatkarīgi izvēlējusies un pārskatījusi. Ja jūs veicat pirkumu, izmantojot iekļautās saites, mēs varam nopelnīt komisijas naudu.
Ikviens, kas atrodas e-pasta parādos, zina, cik stresa sajūta var būt parādā kādam (vai daudziem cilvēkiem) atbildi. Viņi arī zina, cik grūti ir saskarties ar mūziku, viņiem ir aizkavēšanās un viņi nospiež “send”.
Vai ir vērts atzīt un atvainoties par kavēšanos, vai spēlēt to vēsi un rīkoties tā, it kā nekas nebūtu kārtībā? Vai pēc noteikta laika ir pat vērts atbildēt? Pirms jūs apņematies e-pasta etiķete mākslīgais pasts, izlasiet lielākās atbildes un neatbildiet uz novēlotu atbildi uz e-pastu tieši no diviem etiķešu ekspertiem (kā arī daži atbilžu paraugi, lai jūs sāktu).
1. Atzīstiet, vai patiesībā jūs kavējat atbildi.
“Izlemiet, vai jūs patiešām kavējaties vai vienkārši jūtaties vainīgs,” saka Diāna Gottsmane, nacionālās etiķetes eksperte, grāmatas autore.
Mūsdienu etiķete labākai dzīvei ($9; amazon.com) un Teksasas Protokolu skolas dibinātājs. “Jums ir 24 stundu logs vai viena darba diena, lai atbildētu uz e-pastu, kas nav ārkārtas situācija.”2. Lielākoties ir vērts atvainoties.
Tā notiek, visi nokavē termiņus vai aizmirst atrakstīt - nekad nav sāp to atzīt pirms pāriešanas. "Kad tas notiek, ir nepieciešama atvainošanās," saka Jodi R. R. Smith, Mannersmith etiķetes konsultāciju prezidents un žurnāla autors. Etiķešu grāmata: pilnīgs mūsdienu manieres ceļvedis ($10; amazon.com). “Atvainojiet un virziet sarunu uz priekšu.”
3. Turiet to īsi un precīzi.
“E-pasta priekšmetam jābūt ātram, informatīvam un kodolīgam. Tas ir tas, kā jums vajadzētu rīkoties, ja nereaģējat ātri (ar nodomu vai ne), ”saka Gottsmans. Nav nepieciešams dzert vasku, dalīties ar TMI vai sastādīt attaisnojumus.
“Skaidrojumi bieži vien nonāk šķēršļos,” saka Smits. "Nevajag radīt garas pasakas un noteikti nevajag neglītu patiesību."
Ja jūs ieplūdīsit tajā nedaudz personības, Gottsman saka iet kaut ko vienkāršu: “Es atvainojos, ka neatgriezos pie jums ātrāk. Es izpētīju jūsu lūgumu un netīšām aizmirsu nekavējoties reaģēt. ”Un atstājiet to pie tā.
4. Gudri izvēlies savus vārdus.
Protams, ja esat tuvu otrai personai, tas ir piemērots gadījuma un sarunvalodas tonis. Gottsmans saka tādu atbildi kā: “Dievs, man žēl, ka veltīju tik daudz laika, lai atgrieztos pie jums. Lūdzu, piedod man! ”Ir lieliski piemērota kādam no tuvajiem, bet varbūt ne profesionālai e-pasta apmaiņai ar savu priekšnieku. Viens mājdzīvnieks, kas daudziem vadītājiem ir mīlulīgs, ir tad, kad ziņojums novēloti reaģē, izmantojot slengu, piemēram, “Mani slikti”. Tas sastopams kā nepatīkams vai nepatiess. Labāk pieturieties pie profesionāla pārbaudīta, piemēram, “Atvainojiet par kavēšanos, es saņemšos pareizi un labāk eju uz priekšu”.
5. Izlemiet, ka labāk.
Tas, ka e-pastu ar termiņu nosēdināt un iesēdināt iesūtnē nav jautri, un tas ir arī neērti otrai personai. “Nodrošiniet, lai nākotnē atzīmētu svarīgus e-pastus, lai tie netiktu aizmirsti,” saka Gottsmans. “Prokrastinēšana ar nokavēto atbildi situāciju padara tikai neērtāku.”
Daži novēlotas atbildes e-pasta paraugi
Ja jūs nokavējāt svarīgu darba termiņu, Smits saka, ka jums tas pieder, tad sakiet paldies par viņu pacietību:
“Lūdzu, atvainojiet kavēšanos. Mēs pabeidzam projektu tagad, un rīt mums būs visa pieprasītā informācija, ko jums sniegs COB. Paldies par papildu laiku, jo mēs varējām pilnībā atbildēt uz visiem jūsu jautājumiem un ceram uz sarunu ar jums nākamās nedēļas sanāksmē. ”
Ja kāds jums ir nosūtījis draudzīgu piezīmi bez termiņa, bet tas nozīmē pieklājīgu atbildi, Gottsman iesaka:
“Paldies par laipno e-pastu saistībā ar manu neseno paaugstināšanu amatā. Pārvietoju birojus pēdējās dienās, un laiks man ir pazudis. Es ceru, ka jūs sazināsimies ar nākamās nedēļas mikseri. ”
Ja jūs pilnībā nokavēja RSVP termiņu, Smits saka, “padariet savu mea culpa īsu un jauku un koncentrējieties uz notikumu”.
“Man ļoti žēl, ka trūkst jūsu RSVP datuma, protams, mēs ieradīsimies jūsu īpašajā pasākumā. Man jau ir mana kleita, un mans vīrs plāno valkāt savas deju kurpes. ”
Ja esat saņēmis sliktas ziņas no drauga vai radinieka un nevēlaties atbildēt, Smitam patīk šī saudzīgā pieeja:
“Jūsu e-pasts sagādāja pilnīgu pārsteigumu, un es gribēju nogaidīt, līdz man būs kluss brīdis, lai tiešām atbildētu. Šim laikam jābūt ļoti grūtam laikam... ”
Vienīgais laiks, kad ir pareizi neatbildēt
“Ja e-pasts ir kaut kas tāds, par kuru jūs neinteresējaties (domājiet: lielapjoma lūgumi), vai arī kāds e-pasts jūs drīzāk bloķētu, nospiediet“ dzēst ”un nedomājiet divreiz,” saka Gottsmans.
SAISTĪTI: Viss, kas jums vajadzētu (un ko nevajadzētu) iekļaut ārpus biroja esošā e-pastā