11 noslēpumi sliktu ziņu sniegšanai darbā

Sniedziet atsauksmes ātri, bet ne uzreiz.
Negaidiet no ikgadējā pārskata, kurā norādītas uzlabošanas jomas. Ātri pievērsiet uzmanību jautājumiem, lai jūsu prātā būtu svaiga informācija. Diena pēc negadījuma ir saldā vieta; mazliet laika atveldz pārāk karstas emocijas un ļauj jums sagatavoties un pārdomāt savus vārdus. "Šobrīd abām pusēm būs spēcīgāka, mazāk noderīga reakcija," saka Dženifera Portere, JPA vadošā partnere Boda grupa, vadības un komandas attīstības uzņēmums. Gada vai ceturkšņa pārskatos jāaptver mērķi un jākoncentrējas uz atgriezenisko saiti nākotnē, piemēram, tas, kas kādam jādara vairāk vai kas mazāk, lai virzītu viņu karjeru (“Ja jums būtu jākļūst lietpratīgākam datu analītikā, es redzu, ka jūs lēkājat pie nākamā līmenis ”).

Atcerieties savu nodomu.
Vispirms padomājiet par to, kāpēc vēlaties dalīties ar atsauksmēm. “Jūs to darāt, jo vēlaties palīdzēt personai gūt panākumus,” saka Porters. Tajā laikā tas var justies mazāk labvēlīgs - jūs varētu domāt, ka jums vienkārši ir jāierobežo sliktie ieradumi vai jānovērtē apliets darbs, bet jebkāda veida atsauksmes palīdz jūsu komandai mācīties un augt. Jūs arī vēlaties nopelnīt viņu uzticību. "Ja jūs nesniedzat atsauksmes, kāds cits veiks un, iespējams, nedarīs tik labu darbu, kā jūs gribētu," saka Freians Billimorija, cilvēku operāciju direktors

Skillshare, tiešsaistes mācību kopiena. Sarunas laikā izsaki savu nodomu. Sakiet: “Es jums to saku, jo man rūp jūs, un es vēlos, lai jūs būtu pēc iespējas efektīvāks.”

Padomājiet par saturu, nevis piegādi.
Daudzi vadītāji uztraucas par to, kā viņi mīkstinās triecienu, nevis to, ko viņi sacīs, saka Porters. “Tas ir tāpat kā gatavošanās uzstāties un koncentrēšanās uz to, ko valkāsi, nevis uz prezentācijas saturu,” viņa atzīmē. Pajautājiet sev: “Kāds ir mans galvenais vēstījums? Ko es ceru, ka šis cilvēks atņem no sarunas? Ko es gribu darīt tālāk? ”Pierakstiet, ko jūs sacīsit, un praktizēsieties dušā vai pie uzticama kolēģa. Nodrošiniet izturēšanos vai rīcību, nevis diskutējiet par jūtām, un sniedziet konkrētus piemērus, piemēram “Es pamanīju, ka jūs šajā sanāksmē sešas reizes pārtraucāt cilvēkus” (pretstatā “Jūs esat rupjš pret kolēģi").

SAISTĪTI: Šeit ir precīzi aprakstīts, kā iegūt elastīgu grafiku darbā

Sāciet ar jautājumu.
Diskusijai vajadzētu būt dialogam, nevis monologam. Sakiet: “Es labprāt vēlētos ar jums sarunāties, lai dalītos ar atsauksmēm. Vai tas ir kārtībā? ”Cilvēciska būtība ir teikt jā, bet, lūdzot atļauju, jūs varat stiprināt attiecības, saka Porters. Vēl viena taktika: lieciet otrai personai vadīt sarunu. Sakiet: “Es labprāt ar jums parunātu x. Kas, tavuprāt, gāja labi? Ko jūs domājat, ka neveicāt? ”Dodiet savam darbiniekam laiku atbildēt. “Daudzos gadījumos viņi jau zina, kur viņi pietrūkst,” saka filmas autors Frens Hausers Mīts par jauko meiteni ($16; amazon.com). "Kad jūs sarunu ierindojat kā sadarbību, nevis kritiku, signāls ir labvēlīgāks."

Lietojiet mazāk vārdu.
Esiet pēc iespējas konkrētāks. Neskaidras vai klišejiskas frāzes (“Jums jāstrādā pie jūsu klātbūtnes”) vai atsauksmes, kas pārklātas ar cukuru, klausītāju mulsina, palielinot iespēju, ka viņi jūsu vārdu pilnībā nokavēs. “Ja jūs lietojat 100 vārdus, lai pateiktu, ka kāds nokavējis termiņu, jūs pārāk izskaidrojat,” saka Porters. Un, tiklīdz jūs ielādējat vārdus un mīkstinātājus (“Es zinu, ka esat pārāk strādājis”), atsauksmes sāk šķist personiskas un aizspriedumi var slīdēt, saka Billimoria. Tā vietā dodieties uz punktu un pieminiet to, ko novērojāt. Sakiet: “Es pamanīju, ka mēs nokavējām pēdējo divu ziņojumu iesniegšanas termiņu. Kas notika?"

Nemērciet ziņojumu.
Kopējais ieradums negatīvo atgriezenisko saikni starp divām uzslavas kārtām var būt instinktīvs, taču tā ir viena no lielākajām vadītāju pieļautajām kļūdām, saka Billimoria. Slēpjot atsauksmes visos komplimentos, vārdi tiek patērēti vairāk. “Cilvēki to redz; tad viņi noraidīs pozitīvo, gaidīs negatīvo un neuzticēsies tam, kas jums jāsaka, ”saka Porters. Ko jūs varat darīt, lai būtu laipns, bet tiešs: pozitīvi izsakiet atsauksmes, saka Hausers. Sakiet: “Daudz kas notiek labi, bet man ir konstruktīvas atsauksmes par dažām lietām, kuras jāpilnveido” vai “Man ir daži padomi, kas varētu jums palīdzēt.”

SAISTĪTI: Rīkojieties ar iesūtni, izmantojot šos profesionāļu e-pasta pārvaldības padomus

Nodrošiniet kontekstu.
Kāpēc jums rūp, ja kāds darbu piegādā novēloti? Vai arī nevainojami noformē prezentācijas? Atbildes jums var būt acīmredzamas, bet darbiniekam ir jāsaprot iemesls, kāpēc jūs slēpjat atsauksmes. Mēģiniet ievietot īpašas piezīmes lielākajā attēlā, piemēram, “Kad mūsu nodaļa kavējas ar darbu, tas ietekmē arī citas komandas” vai “Kad jūsu finanses izskatās nepareizi izkārtots, tas cilvēkiem var radīt neuzticēšanos jūsu numuriem. ”Izskaidrojot, kāpēc jūsu atsauksmes ir svarīgas, saka Hausers, tas var atvieglot pakalpojumu sniegšanu un dzirdi.

Esiet empātiski.
Ir grūti saņemt kritiskus komentārus. “Nav svarīgi, cik prasmīgi sniedzat atsauksmes. Tas joprojām dzen, ”saka Porters. Neesiet pārāk bargs, klausieties citas personas skatījumā un palieciet mierīgi. Izvairieties arī no vārda “jūs”, ja varat. “Smalka vārdu izvēle var likt sarunai justies drīzāk kā dialogam, nevis uzbrukumam,” saka Hausers. Piemēram, tā vietā, lai teiktu: “Tas ir tas, ko es domāju, ka jūs būtu varējis darīt savādāk,” sakiet: “Tas, ko es domāju, varēja to darīt citādi.”

Dariet to aci pret aci.
Grūtu ziņu sniegšana pa e-pastu vai tālruni ir vilinoša, taču efektīvāka ir tikšanās klātienē (vai caur Skype vai FaceTime), saka Hausers. Tas ļauj jums izlasīt viens otra neverbālos norādījumus un emocionālos nodomus. “Būt klātienē ir vienīgais veids, kā nodrošināt, ka otra persona izjūt jūsu līdzjūtību,” saka Hausers. Turklāt, ja jūs neredzat savu darbinieku, būs grūtāk saprast, vai viņš ir sajukums vai pat pievērš uzmanību jūsu teiktajam. “Sēdieties taisni un uzturiet acu kontaktu neatkarīgi no tā, cik grūti tas var būt,” saka Hausers.

Ir papildu plāns.
Noslēdziet sarunu ar diskusiju par nākamajiem soļiem. Pajautājiet, kā jūs varat būt izpalīdzīgs, un kopīgi izlemiet, kad jums vajadzētu atkal runāt (dienas, nedēļas vai mēnešus vēlāk, atkarībā no problēmas). Pēc tam reģistrējieties pēc dienas vai divām, lai redzētu, kā jūtas otra persona. Ir dabiski, ja atsauksmes saņēmējs no sarunas aiziet nedaudz ievainoto, pat ja tā bija produktīva, saka Porters. “Jums ir jādod cilvēkiem laiks apstrādei,” saka Billimoria. “Spēcīgu attiecību atslēga ir atgriešanās.” Kad jūs to darīsit, jūs nopelnīsit uzticību, kas nākamreiz atvieglos atgriezenisko saiti.

Atcerieties arī daudz uzslavēt.
Padariet pozitīvas atsauksmes par ikdienas sastāvdaļu - ne tikai iespiediet to nepatīkamās sarunās. Lieta nav tikai izlocīt cilvēkus vai dot katram trofeju; pozitīvas atsauksmes ir profesionālās pilnveides līdzeklis. Pirmkārt, tas ir konstruktīvs - cilvēkiem ir noderīgi zināt, ko viņi dara labi, lai viņi varētu to turpināt. Otrkārt, tas palīdz radīt kultūru, kas ir atvērtāka un tolerantāka pret atsauksmēm, saka Porters. Arī šeit esiet konkrēts. Sakiet: “Man ļoti patīk, kā jūs izturējāties pret šo izaicinājumu” vai “Es novērtēju, ka jūs runājāt ar citiem departamentiem, lai iegūtu viņu dalību.” Un sakiet to bieži. “Par katru kritiku jums jāsniedz vismaz pieci atzinības raksti,” saka Hausers. “Tādējādi cilvēki nonāk vietā, kur viņi vēlas saņemt atsauksmes.”