5 e-pasta pārvaldības padomi
Katru dienu Amerikas Savienotajās Valstīs tiek nosūtīti un saņemti vairāk nekā 100 miljardi e-pastu. Kad šķiet, ka visi viņi ir iekļuvuši jūsu kastē, pieradiniet haosu ar šo nesāpīgo plānu.
Katru mūsu piedāvāto produktu mūsu redakcija ir neatkarīgi izvēlējusies un pārskatījusi. Ja jūs veicat pirkumu, izmantojot iekļautās saites, mēs varam nopelnīt komisijas naudu.
Džeimijs Čungs
1. solis: izveidojiet mapes
Kad jūs izmantojat iesūtni kā noklusējuma krātuvi, tā ātri kļūst par digitālā nevēlamā atvilktni, kas apgrūtina vajadzīgā atrašanu, saka Peggy Duncan, Atlantas personīgās produktivitātes eksperts. Jūs zināt, ka varat manuāli kārtot ziņojumus mapēs, bet vai jūs sapratāt, ka varat iestatīt filtrus, kas automātiski novirza ziņojumus uz mapi mājās? Piemēram, paziņojumi no Facebook var tieši nokļūt mapē Sociālais medijs. (Gmail to dara automātiski, bet jūs varat iestatīt līdzīgu sistēmu ar citiem e-pasta pakalpojumiem.) Visbeidzot Viena veida e-pasti, piemēram, biļeteni, ir sagrupēti to pašu mapē, tos var izdzēst ar vienu klikšķis. To mapju skaitam, ar kurām strādājat, un tam, kā tās nosaukt, vajadzētu būt atkarīgām no jūsu vajadzībām.
2. darbība. Mērķis ir tikai 20 vienībām jūsu iesūtnē
Jā, nopietni. Divdesmit e-pasts nozīmē, ka jūs varat redzēt visu iesūtni bez ritināšanas. Tiklīdz tiek galā ar ziņojumu, failu vai izdzēsiet to. Iesūtnē ir tikai tie ziņojumi no pagājušās nedēļas, uz kuriem jūs vēl neesat atbildējis.
3. solis: pieturieties pie grafika
E-pastu lasīšana kavē produktivitāti. Profesijām, kurās pastāvīga komunikācija ir būtiska, grafika sastādīšana varētu nebūt reāla. Bet, ilgi apskatot savu darbu, var šķist, ka lasīšanas laiku var noteikt ik pēc 60 vai 90 minūtēm. Iestatiet brīdinājumus kalendārā, līdz esat ierasts. “Ja kādam vajadzētu ar jums sazināties, viņš piezvanīs,” saka Marša Egana, grāmatas autore Inbox Detox un e-pasta izcilības paradumi ($20, amazon.com). Ja tālrunī izlaižat e-pastus, atzīmējiet tos, kuri jums jāturpina, kā nelasītus, lai neaizmirstu atbildēt vēlāk.
4. solis: organizējiet pirms lasīšanas
Katras plānotās e-pasta sesijas sākumā kārtojiet pēc sūtītāja, lai pamanītu VIP dalībnieku (priekšnieka, jūsu bērna skolotāja) ziņojumus, pēc tam skenējiet tēmu rindas un izdzēstu acīmredzamo nevēlamo saturu.
5. solis: reaģējiet stratēģiski
Vai jūs varat rakstīt atpakaļ divās vai mazāk minūtēs? Dariet to tūlīt, saka Egans. Ja e-pasts prasa vairāk laika, atzīmējiet to ar karodziņu, lai ar to varētu rīkoties ieplānotā logā vēlāk tajā pašā dienā vai nākamajā rītā. Baidāties, ka ilga reakcija novedīs pie izvilkta e-pasta ķēdes? Laiks paņemt tālruni.
Iekšējās informācijas triki
Uzlabojiet savu e-pasta dzīvi ar šiem mazpazīstamajiem rīkiem, kurus IT speciālisti piedāvā trīs galvenajos e-pasta pakalpojumu sniedzējos.
Gmail: atsaukt sūtīšanu
Vai es negribēju nospiest Sūtīt? Jums ir 30 sekundes, lai atsauktu šo e-pastu. Tātad, dodieties tālāk!
Kā: Pārejiet uz Iestatījumi, pēc tam uz Labs un pēc tam sadaļā Undo Send noklikšķiniet uz Enable. Kū!
Yahoo: vienreizējās adreses
Ja jūs nevēlaties norādīt savu e-pasta adresi nejaušām vietnēm, izveidojiet alternatīvu adresi, kas ziņojumus novirza uz jūsu īsto iesūtni. Ja rezerves adresē tiek surogātpasts, varat to vienkārši izdzēst.
Kā: Pārejiet uz zobrata riteni labajā stūrī un noklikšķiniet uz Iestatījumi, pēc tam uz Drošība, pēc tam uz Vienreizējās adreses.
Outlook.com: slaucīšana
Šī funkcija ļauj no viena sūtītāja (teiksim, jūsu bijušā vai Groupon) izmest visus iesūtnē esošos ziņojumus.
Kā: Atveriet vienu no sūtītāja e-pastiem, ekrāna augšdaļā noklikšķiniet uz Slaucīt un pēc tam noklikšķiniet uz Dzēst visu no.