E-pasta etiķetes 7 baušļi, kas ikvienam jāievēro

“Neatbildiet uz visiem, ja vien katrai personai, kas atrodas šajā izplatīšanas sarakstā, ir jāzina, kas jums jāsaka,” saka Aimee Symington, Finesse Worldwide izpilddirektore. Viņa ierosina pārskatīt nosaukumus sarakstā un atbildēt tikai tiem, kuriem patiesībā nepieciešama jūsu atbilde. Tas var nozīmēt atbildi tikai sūtītājam vai trim no septiņiem saņēmējiem. Un, ja jūsu vadītājs vai kolēģis vēlas, lai jūs kaut ko kopē, ņemiet vērā viņas lūgumu.
Pārdomātas atbildes var ietaupīt citu laiku. “Neatkarīgi no tā, vai tas ir saistīts ar uzņēmējdarbību vai sociāliem apsvērumiem, cilvēkus sāk kaitināt nenozīmīgu lietu straume e-pastus, jo viņiem ir jāpārtrauc to atvēršana, ”saka Diāna Gottsmane, Teksasas Protokolu skolas dibinātāja. Tāpēc padomājiet divreiz, pirms atbildiet uz visiem ar “Nevaru to izdarīt”, nākamreiz, kad jūs uzaicināsit vēlās brokastis.

Laba temata līnija palīdz adresātiem noteikt e-pasta prioritātes, saka Lizzie Post, Awesome Etiquette podcast līdzīpašniece. Lai ko jūs darītu, neatstājiet to tukšu. Izstrādājot tēmas līniju, padariet to specifisku un kodolīgu un vērojiet pareizrakstību un gramatiku. “Tā ir pirmā lieta, ko cilvēks pamana,” saka Post.

SAISTĪTI: Organizēja savu darba dzīvi 5 vienkāršos soļos
Tā kā tēmas rindiņai jāatspoguļo e-pasta saturs, eksperti iesaka atjaunināt tēmas rindu, kad notiek saruna. Izvairieties no tēmām, kas varētu mazināt e-pasta ziņojumu steidzamību (padomājiet: “ātrs jautājums” virsrakstam a liela darba problēma) vai likt kādam nokavēt ziņojumu, kuru viņa domā, ka viņa jau ir lasījusi, skaidro Gottsman. Viņa iesaka sākt jaunu pavedienu, ja e-pasts ir novirzījies pārāk tālu no sākotnējā ziņojuma.

Kaut arī eksperti nav vienisprātis par pareizu atbildes laiku uz e-pastiem, viņi piekrīt, ka atbilde ir pelnījusi gandrīz katru e-pastu. Ja pietiks ar vienkāršu atbildi (“Saņēmu, paldies” vai “Izklausās pēc laba plāna”), mēģiniet atbildēt, tiklīdz esat izlasījis e-pastu.
Dažreiz e-pastā ir nepieciešama informācija, kuras apkopošana varētu aizņemt vairākas dienas, taču tas nenozīmē, ka jums ir atļauts atstāt cilvēkus karājamies. "Paziņojiet viņiem, ka esat saņēmis viņu e-pastu, un, kad varēsit, viņi atgriezīsies," saka Symington.
Un atcerieties izmantot automātiskās atbildes ziņojumu, ja ceļojat vai ārpus biroja, viņa piebilst, tāpēc citi zina, ka viņiem nevajadzētu gaidīt atbildi.

“Pārliecinieties, vai pareizu iemeslu dēļ pārsūtāties pareizajiem cilvēkiem,” saka Post. Pirms pārsūtīšanas novērtējiet satura jutīgumu, ieskaitot visus pielikumus un vārdu un kontaktinformāciju visiem, kas saistīti ar ziņojumu. Daži cilvēki vēlētos, lai viņu kontaktinformācija paliktu privāta. Ja pavediens satur pārāk daudz detalizētu diskusijas punktu, sāciet jaunu e-pastu.

SAISTĪTI: Kā rīkoties 5 ārkārtīgi kaitinošas kolēģu situācijās

Mēs visi esam tur bijuši. Vīruss aiztur, un, pirms mēs to zinām, mēs spamojam vectēvu ar saitēm, kas liktu ikvienam sarkt. Ja saņemat acīmredzami vīrusu, paziņojiet cietušajam, kurš, iespējams, nav slepens par notiekošo. "Vienkārši sakiet:" Es gribēju jums paziņot, ka tas notiek, "" saka Simtons. "Tas ir jauki, ko darīt."

Jums ir svarīgi atstāt labu iespaidu personīgi, kāpēc gan neturēt savu e-pasta personālu tādā pašā standartā? "E-pasts ir jūsu atspoguļojums, un tas jāraksta kā burts vairāk nekā teksts, vienlaikus paturot prātā īsumu," saka Symington. Pārbaudiet pareizrakstību, gramatiku un pieturzīmes. Visi burti norāda, ka jūs kliedzat, un visi mazie burti nozīmē, ka esat slinks. Pārāk daudz fontu, krāsu un smaidošu seju var kairināt, viņa piebilst.
Esiet draudzīgs, nemēģiniet pārspīlēt ar humoru. “Kļūda piesardzības pusē, pat ja jums ir humora izjūta,” saka Gottsman. E-pastā signāls tiek bieži sajaukts, un jūs nevēlaties kļūt neprofesionāls, jo kāds nesaņem jūsu joku.

Tā ir viena lieta, ja jūs paēdat gadījuma maltīti ar kādu citu nozīmīgu vakariņu (un datuma nakts ir rīt), taču vakariņu ballītē absolūti nepārbaudiet e-pastu, saka Post. Kas attiecas uz sanāksmēm birojā, tas ir atkarīgs. Ja kolēģi ved tālruņus vai klēpjdatorus uz konferenču telpām, lai sapulču laikā piekļūtu e-pastam, tad tas, iespējams, ir lieliski. "Jāapzinās, ka uzņēmuma kultūrām e-pastā būs atšķirīgas politikas," viņa saka. “Pārzināt e-pasta raksturu savā darbā, lai tas būtu piemērots.”