Organizējiet savu darba dzīvi 5 vienkāršos soļos

Novērtējiet katru dienu saņemtos e-pastus. Vai saņemat biļetenus vai atjauninājumus, kas jums netiek rādīti? Abonēt, saka produktivitātes konsultants Karsons Teits, produktivitātes konsultāciju firmas dibinātājs Strādā vienkārši. Ja e-pasta ziņojums tiks apstrādāts mazāk nekā dažas minūtes, dariet to tūlīt, pat ja tas nozīmē izdzēst vai arhivēt. Ja reakcija ir jāiesaista vairāk, mēģiniet mainīt tēmas rindu uz darbības vienumu. “Pieņemsim, ka es saņēmu e-pastu par PowerPoint prezentācijas pārskatīšanu. Tas ir mans darbības solis, ko es ierakstu tēmas rindiņā, tāpēc man nav no jauna jāizlasa e-pasts, ”saka Tate. Vai jūsu e-pasta serveris var automatizēt noteiktas lietas, kuras jūs bieži darāt? Pārvērtiet parastās atbildes parakstā vai mēģiniet veikt automātisku iesniegšanu: “Automātiski varat rakstīt noteikumu programmā Outlook pārvietojiet ziņojumus no tiešajiem pārskatiem uz failu mapi, ”saka Tate,“ kas lieliski noder lietu atrašanai vēlāk. ”

Ievietojiet visu, ko darāt, digitālajā kalendārā - iekļaujiet sanāksmes, jā, bet arī bloķējiet laiku pusdienu ēšanai. “Kalendārs ir jūsu laika vizuāla izpausme, un jums tas ir jāizmanto kā savas dienas plāns, nevis kā vieta, kur citi var plānot savu dienu jums,” saka Jānis Zeratsky, sadarbības līdzautors.

Mērķis ir samazināt uz galda esošo vaļīgo papīru, saka Rasmusens. (Lai vēl vairāk samazinātu jucekli, skenējiet dokumentus, kurus vēlaties saglabāt, un izveidojiet Google disks failu mape, lai jūs varētu tiem piekļūt jebkur.) Kārtojiet dokumentus kategorijās atkarībā no tā, vai jums tie jāizlasa, jāiesniedz, jānosūta sevi uz uzdevumu, kādam jāpiezvana vai jāiet tiešsaistē, lai sekotu augšā. Vai jūtaties satriekts par visu papīru? Izvēlieties tikai vienu savas darba vietas laukumu - tas var būt tik mazs, cik viena atvilktne vai tikpat liela, kā visa darbvirsma - un iztīriet visu, kas, jūs zināt, jums nav nepieciešams. Atkārtojiet to vēl citās jomās, līdz esat pārklājis visu savu biroju.

Aizņemieties viedtālruņu organizatorisko struktūru. Līdzīgas lietotnes (domājiet par veselības vai iepirkšanās lietotnēm) var grupēt mapēs. Tate ierosina to izmantot kā galveno principu datora failu organizēšanai. Var būt noderīgi arī datumu pievienošana mapju nosaukumiem; šis ir piemērots laiks, lai pārbaudītu uzņēmuma vadlīnijas par digitālo ierakstu saglabāšanu un uzzinātu, cik ilgs laiks jums ir jāglabā dokumentos un ko jūs varat izmest miskastē. Saglabāto dokumentu gadījumā “padomājiet par to, kā un kad tos izgūstat”, saka Tate. Failiem, kurus bieži izmantojat, jābūt viegli pieejamiem. “Lai nosauktu failus savai izguves sistēmai, apskatiet dokumentu un pajautājiet sev:“ Kas ir pirmais Es domāju, kad es skatos šo dokumentu? ”Vispirms, kas ienāk prātā, ir jūsu faila nosaukums,” viņa saka.

Lauren McGoodwin,. Dibinātājs un izpilddirektors Karjeras Contessa, sieviešu karjeras vietne, iesaka pierakstīt nākamās dienas uzdevumus, pirms katru vakaru atstājat biroju. “Es cenšos savus uzdevumus sakārtot prioritāšu līmeņos. Es tos sadala “augstas prioritātes”, “vieglas uzvaras” un “varu gaidīt nākamo dienu”, ”viņa saka. Tas viņai palīdz iekļaut personiskos uzdevumus, piemēram, vingrinājumus, jo viņa var redzēt, kad viņai būs laika kabatas. Tas, vai savu sarakstu padarīt digitālu vai analogu, ir atkarīgs no jums. Daži pētījumi rāda, ka, pierakstot uzdevumu, iespējams, jūs to sasniegsit. Teita saka, ka viņa dod priekšroku digitālajiem sarakstiem, jo ​​var būt grūti plānot nākotnes projektus, ja papīra plānotājā viņiem nav fiziskas vietas; digitālā mēnesī varat viegli izsekot nākamajiem mēnešiem un gadiem.